Každý den je do světa odesláno 183 miliard e-mailů. Řekneme vám, jak se ujistit, že váš dopis není ztracen v obecné mši. A tak, že příjemce ho nejen poslal do košíku, ale také pozitivně reagoval na něj. Pravidla psaní obchodního dopisu budou užitečná pro všechny. Bez výjimky. JAK SE PÍSMO ZAČÁTÍ PÍSMO?
Je třeba začít tradičně: "Drahý Ivan Sergejevič, ahoj!" Byl případ, kdy jedna velká společnost ve své korespondenci změnila klasickou výzvu "Drahý" na "Milý". A ačkoli se zdálo, emocionálně se odvolání stalo teplejším, partneři byli ostražití. V žádném případě nepoužívejte jako pozdravy frázi "Dobrý den dne" - za prvé, nikdo v životě nehovoří, a za druhé, můžete mít dojem, že vám není jedno, kdy je dopis přijat.
MŮŽE SE POUŽÍT V PÍSMOCH SMILE?
Pokud je dopis určen cizince a má obchodní povahu, smajlíci mohou v adresáti vytvořit pocit známosti. V neformálních dopisech adresovaných kolegům nejsou smajlíky zakázány. Pokud však v písemném dopisu, který může jednoho dne generální ředitel vaší společnosti potřebovat, najdete informace, zvažte, zda chcete, aby se usměvavá závorka dostala do očí?
JAK NEJSOU POVOLENÉ NEGATIVNÍ EMOZY, KTERÉ BUDOU ZNOVU NA TÓN PÍSMEN?
Pokud jste s někým nespokojeni, ale nechcete odpojit vztah s viníkem vzhledu negativních emocí, ale s ním budete provádět konstruktivní dialog, neposílejte tento dopis okamžitě. Přečtěte si text kolegovi, který se do konfliktu nezapojil, nebo jej poslat později, když můžete napsat písmeno neutrálního tónu.
CO PŘÍPADY MUSÍTE SPECIFIKOVAT LISTY?
Dopis by měl vždy mít téma. Toto dává stavovou zprávu a často šetří z toho, že se dostává do spamu. Téma by mělo být krátké a prostorné, aby ukázalo na vás nebo na předmět vaší spolupráce s adresátem. Například, pokud jste se setkali s klientem na konferenci, fóru nebo výstavě, je logické předpokládat, že v jeho krabici bude mnoho písmen s tématem "nabídka" nebo "spolupráce". Proto jej lépe připomínejte své jméno nebo název společnosti. A pokud jste dlouho věděli, pak v předmětu dopisu označte předmět týmové práce nebo příležitosti korespondence: "otázka ...", "komentář o ..."
JE MOŽNO PŘEJÍT OD ÚŘEDNÍHO JAZYKA DO NEOFICIÁLNÍHO?
Pokud jste obdrželi dopis napsaný v přísném obchodním tónu, musíte odpovědět stejným způsobem. Zanedbání tohoto pravidla psaní obchodního dopisu by nemělo být.
Zkušenost ukazuje, že přechod z formálního jazyka na neformální v obchodní korespondenci často vede k neúčinné interakci. Bude pro vás těžké diskutovat o obchodních záležitostech a povzbudit partnery, aby plnili své povinnosti, pokud se vaše komunikace s nimi stala přátelskou. Úřední jazyk pomáhá udržovat vzdálenost a efektivně řešit problémy. Formální styl pomáhá správně především ve svých vlastních prohlášeních, což vede k lepším výsledkům.
JE JAKÝM ZPŮSOBEM ZASTAVIT ADRESU RYCHLE ODESLAT ODPOVĚĎ?
Místo psaní předmětu "naléhavě" nebo "okamžitě" je lepší specifikovat v textu dopisu přesný časový rámec, v němž byste chtěli přijmout odpověď. Například: "Požádám vás, abyste odpověděli, až do takového data" nebo "vážně vás požádám o informaci o svém rozhodnutí nejpozději k tomuto datu. Nepokoušejte se tento proces urychlit tím, že řeknete adresátovi, že očekává odpověď: "Doufám, že na váš souhlas" nebo "prosím, odpovězte kladně". Dává člověku příležitost myslet si sám.
V ŽÁDNÉM PŘÍPADĚ POUŽÍVEJTE DŮLEŽITÉ DŮLEŽITÉ?
Tento nástroj by měl být použit pouze tehdy, když je případ uvedený v dopise skutečně naléhavý a důležitý nejen pro vás, ale i pro vašeho adresáta. Myslíte si, že všechny případy jsou takhle? Označte všechny své internetové dopisy červenými vlajkami a vykřičníky - špatně. Zapamatujte si pohádku o kohoutku a vlku: když opravdu potřebujete dopis, který se má okamžitě číst, bude ignorován.
JAK SE SPRÁVNĚ PÍSEME PÍSEMNÁ PÍSEMNÁ PORUCHA?
Pokud jste nuceni něco odmítnout, nespouštějte zprávu s výpovědí selhání. Stručně popište důvody svého rozhodnutí a ujistěte se, že za určitých okolností je možné vrátit se k věci. Děkujeme za váš zájem, vyjadřte politování nad takovým výsledkem případu a dokončete dopis na pozitivní poznámku, například "Přeji si úspěch".
Co dělat, když je písmeno příliš dlouhé?
Struktujte text, přetáhněte ho do kapitol, odstavců, odstavců - jinak je těžké vnímat dlouhou zprávu. Je-li informace dána jedním souvislým dílem, pak na druhém řádku osoba začne ztrácet zájem o ni. Ideální vzorec pro sestavování velkých internetových dopisů vypadá takto: jedna myšlenka je jeden odstavec. Je také důležité vyhnout se komplexním větám a rozmazaným frázím. Abyste mohli rychle reagovat na váš dopis, měl by člověk od prvního okamžiku pochopit, co od něho opravdu chtějí.
JAK JE TO ZLEPŠÍ?
Odpověď na dopis je stačí, abyste nakonec uvedli své jméno a příjmení. Pokud iniciujete korespondenci, pak navíc uveďte svou pozici a kontaktní telefonní číslo. Použití na začátku dopisu odvolání "Drahý ...", neskončete to slovem "s vámi věrně". Napište: "Nejlepší pozdravy" nebo "S pozdravem". Získejte několik typů podpisů v poštovním uzlu a použijte je v závislosti na situaci.
NA VELKOOBCHODU.
• Podle výzkumné společnosti Radicati Group je denně zasíláno 183 miliard internetových dopisů na světě, tj. Více než 2 miliony dopisů za sekundu.
• Společnost Kaspersky Lab, známý výrobce antispamových systémů, odhaduje, že 80% veškeré e-mailové zprávy odeslané za jeden den je spam.
• Podle agentury Gallup Media ze 70 milionů registrovaných uživatelů poštovního systému mail.ru téměř 8 milionů denně kontroluje poštovní schránku.
• Většina spamu je zasílána z USA, Ruska a Polska.
Nejčastějšími tématy neoprávněné reklamy, která jsou zasílána poštou, jsou léky a známí.